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Obrigações acessórias: saia dos gargalos com essas 3 dicas

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O sistema tributário do Brasil é um dos mais complexos e burocráticos do mundo, decorrente de diversas normativas que impactam diretamente a vida do empresário brasileiro, que encontra dificuldade para cumprir todas as suas obrigações requisitadas pelo Fisco.

Para você ter ideia, a complexidade do sistema tributário brasileiro é tão grande que chega a ser reconhecido internacionalmente.

Obviamente, dentre tantas coisas que poderíamos nos orgulhar, esta certamente não seria uma delas.

O empreendedor brasileiro, para dar conta de tantas responsabilidades contábeis e fiscais, precisa confiar em profissionais que o auxiliem no cumprimento correto de todas elas.

Entre essas responsabilidades estão as obrigações acessórias, que são deveres administrativos responsáveis por gerenciar o cumprimento das obrigações tributárias que cada tributo exige e que servem de comprovação aos órgãos fiscalizadores sobre o pagamento das obrigações principais.

Ou seja, há uma necessidade de que as informações estejam todas preenchidas corretamente, especialmente porque as obrigações acessórias são utilizadas para fiscalizar e arrecadar tributos.

Todo empresário deseja evitar problemas com o Fisco, porém a ausência da expertise para realizar um bom planejamento tributário pode prejudicá-lo.

Isso é o que o incentiva a contratar um serviço especializado de contabilidade para realizar essa atividade para ele.

O seu problema é tempo?

Sabemos como o calendário contábil é cheio e como isso impacta o dia a dia dos contadores, especialmente quando o assunto são obrigações, que envolvem desde o cálculo de impostos até emissão de guias e declarações.

Quanto maior a quantidade de clientes, maior é o tempo que você e seu time precisam dedicar para realizar os cálculos, preencher e conferir informações, emitir guias e etc…

O volume de documentos, notas fiscais e declarações fazem com que uma ou outra obrigação acabe atrasando e, posteriormente, se tornando uma bola de neve.

Esses gargalos atrapalham a produtividade da sua empresa e a geração de valor ao seu cliente, e pode levá-lo a arcar com multas, prejuízos, sanções, bloqueios e outros tipos de autuações da parte da Receita Federal.

Isso atrapalha, principalmente, o crescimento de uma empresa e pode custar a você, gestor contábil, a perda de um cliente.

É necessário cortar o mal pela raiz

Por isso, é importante identificar na raiz onde estão os problemas e como eles são causados, antes que seja tarde demais para o empresário e, consequentemente, os órgãos fiscalizadores e auditorias apliquem as multas que forem necessárias.

Mas como é que você irá resolver isso, se muitas vezes os prazos estão a beira de acabar e você mal têm tempo para ir almoçar?

Como é que você vai entregar as obrigações acessórias com 100% de assertividade, confiando que está tudo certo, se o tempo para realizar a apuração de cada uma delas é escasso?

Contador, você sabe que basta um erro simples de digitação para que seu cliente seja prejudicado.

Pode ser que você já tenha passado por isso e, certamente, não foi nada agradável ouvir de seu cliente reclamações sobre a qualidade do seu serviço.

Por isso, quero te dar algumas dicas de como você pode melhorar a sua gestão contábil, entregar as obrigações acessórias sem erros e garantir a entrega de cada uma delas em dia.

É hora de pôr um fim aos gargalos. Vamos lá?

1 – Gestão de processos que funciona

O escritório contábil possui muitos processos para dar conta diariamente.

Por isso, quando os prazos estão para esgotar, muitos gestores realizam uma espécie de “mutirão” para que seu time dê conta daquelas atividades que estão mais atrasadas.

Mas você concorda comigo que, se os processos já estivessem alinhados e seus colaboradores tivessem ciência daquilo que deve ser tratado como prioridade, as coisas dariam muito menos trabalho e, consequentemente, não teria que correr atrás do prejuízo nos 45 minutos do segundo tempo?

É necessário que cada processo seja acompanhado de perto e colocar as pessoas certas para atender cada atividade.

Uma estratégia que você também pode utilizar é a de colocar um colaborador para atender um cliente em particular, porque assim ele conseguirá dar a atenção que o seu cliente precisa, assim como entender os processos que o envolve do início ao fim.

Desta forma, quando houver qualquer tipo de problema nos processos de um cliente específico, você conseguirá tratar de forma mais rápida, assertiva e objetiva.

2 – Use as ferramentas certas

Vamos supor que, para cada cliente, você precise lidar com 30 obrigações por mês, certo?

Se você atende 20 clientes, são 600 obrigações mês. Se você atende 100 clientes, são 3000 obrigações.

Considerando essa quantidade, é fácil presumir que a chance de haver falhas humanas em pelo menos 1 delas é muito grande.

Mas quando o problema atinge somente 1 de seus clientes, ainda é possível de resolver…

Mas quando você têm problemas em todos os seus clientes, como é que você e sua equipe terá tempo para dar conta de tudo?

Pense nas vezes que um cálculo de imposto foi realizado incorretamente e seu colaborador gerou uma guia com valor maior ou menor ao seu cliente?

Quando a auditoria bater a porta ou chegar a notificação da Receita, ela não vai querer saber se foi falha humana ou não… A multa será aplicada e pronto.

Mas pior que isso é saber que é possível resolver esses problemas…

E ficar de braços cruzados.

Evitar riscos é o papel de um verdadeiro gestor, e ele sabe que utilizando as ferramentas certas, ele consegue gerar um valor ao seu cliente que talvez nunca antes tenha conseguido.

Quer ver um exemplo?

Pense em como você poderia ficar 100% livre de um erro de digitação, de uma fórmula elaborada incorretamente, de um site do governo que não funcionou quando você mais precisava dele…

Livre da Receita Federal aplicando severas multas aos seus clientes.

É este cenário que você, gestor contábil, deve buscar.

Ponha um fim aos riscos com o HubCount

Chega de riscos. Não dá mais para contar com a sorte. Ou você resolve tornar seus processos assertivos de forma definitiva, ou seu concorrente irá fazê-lo.

O HubCount é essa ferramenta, que avalia e realiza os cálculos de impostos retidos, elabora as DCTFs e realiza muitas outras funções para que você, contador, não precise abrir mão de horas de descanso após o expediente simplesmente porque uma conta não foi feita como deveria.

Enquanto sua equipe gasta 2 ou 3 semanas para poder concluir o preenchimento das DCTFs de todos os seus clientes, com o HubCount você gasta somente algumas horas.

Não são 10 dias nem 5 dias. São HORAS.

Quantos clientes você conseguiria atender A MAIS se pudesse ganhar todo esse tempo simplesmente com uma obrigação acessória como a DCTF?

Quantas multas você conseguiria evitar e gerar valor ao seu cliente com o módulo de cálculo de impostos retidos?

É isso que você ganha utilizando o HubCount na rotina da sua empresa.

Quer conhecer a ferramenta sem se preocupar com taxa de implantação? Clique aqui e solicite a sua demonstração.

3 – A performance da sua empresa a seu favor

Quando seus processos estiverem funcionando com a eficácia que você sempre almejou para seu negócio, inevitavelmente seus clientes enxergarão o valor do seu serviço.

Além disso, poderão, inclusive, recomendar sua empresa contábil para outros empresários do mercado.

Isso porque, para o empresário, o que mais importa não é simplesmente estar com as contas em dia ou evitar problemas com o governo, embora ambos sejam extremamente importantes.

O que o empresário quer realmente é poder contar com o seu contador nos momentos mais estratégicos para o seu negócio.

Você não pode se limitar a ser um “despachante contábil” ou o “emissor de guias oficial” do empresário.

Seja o consultor que seu cliente sempre almejou.

Mostre que a performance dos seus processos não é simplesmente algo para solucionar a sua gestão, e sim um recurso para trazer transformação às dores que o seu empresário enfrenta financeiramente.

Faça a performance da sua empresa contábil falar por você.

Gabriel Capano

Gabriel Capano

Já passou por mais de 100 escritórios contábeis nos últimos anos, atendendo clientes como BDO, Grant Thornton, RSM, NTW, JR Contabilidade dentre outros inúmeros, viu o que funciona e o que não funciona por todo Brasil.Vem ajudando empresários contábeis a não perderem tempo com tarefas manuais e repetitivas, para focar no que realmente gera valor para os seus clientes.

Fique a vontade para comentar nosso post!

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