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Gestão contábil eficiente para o dia-a-dia? Descubra como!

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Contador, quantas vezes a gestão contábil de sua empresa foi afetada pela falta de performance, somente esta semana?

É claro que você não têm um relógio na parede para medir esse tipo de coisa.

Entretanto, tenho certeza que em cada tarefa é possível perceber quais são os entraves que inevitavelmente acontecem e atrapalham você e sua equipe.

Pode ser que você não se importe com isso ou mesmo aceite que esse “entraves” sejam normais, afinal, sempre foi assim, não é?

“Por que eu devo me preocupar se os processos sempre foram assim? Tudo o que eu posso fazer é aceitar e tocar o barco.”

Dar de ombros enquanto os problemas estão virando uma bola de neve nunca foi solução, concorda comigo?

Ninguém fica parado quando uma avalanche está chegando…

A mesma coisa é para uma empresa contábil que ainda está presa aos problemas diários.

Não é só tempo que, necessariamente, você perde.

Há uma perda de qualidade na entrega das tarefas, nos resultados e no relacionamento com o seu cliente.

Vamos supor que você tenha que entregar 10 tarefas que, hoje, você demora 2 semanas para conseguir fazer, só que o prazo já está praticamente no fim e você não pode simplesmente deixar atrasar.

Quais são as decisões que você tomaria inicialmente?

  • Realizar horas extras durante a semana?
  • Trabalhar aos finais de semana?
  • Contratar mais colaboradores?
  • Abrir mão das demandas que impactam menos seu cliente e cumprir só as mais importantes?

Você pode até ter feito tudo isso até agora…

E lamentavelmente, parece que você não conseguiu sair do lugar, não é?

As coisas continuam atrasadas, seu cliente continua insatisfeito, seus colaboradores parecem desmotivados e esgotados…

E o maior prejudicado é você, querido empresário contábil.

Mas, pior do que identificar o problema e ser indiferente, é tratar o problema como se ele não fosse um problema.

Mensagens que acabam com a gestão contábil do seu escritório

Voltemos os olhares para o calendário das tarefas que você precisa entregar de cada cliente…

Será que os prazos estão em dia?

Quantos deles já estão para estourar?

Perguntas assim são fundamentais para que você consiga enxergar o tamanho do problema.

Se os seus prazos estão em dia, ufa… Que ótimo!

Mas há aquelas vezes onde os prazos até estão em dia, mas aí você esquece, por exemplo, de entrar no site do e-Cac e verificar se há alguma nova mensagem da Receita…

Quando você vê, o prazo daquele termo de intimação enviado pela RFB já passou. O que isso significa?

Você sabe… Multas para seu cliente.

Mesmo que você separe um dia da semana para ver as mensagens, não será possível de dar conta de todas, especialmente se a sua contabilidade atende 50, 100, 200 ou 1000 clientes!

Pode ser que essa atividade em particular já tenha te causado muita dor de cabeça, especialmente pelas vezes que você precisa explicar ao seu cliente que há mais uma multa a caminho.

Custos que você têm hoje para conferir as mensagens da Receita

Considere o tempo que um colaborador precisa gastar conferindo todas as mensagens hoje…

Se ele confere as mensagens duas vezes por semana, em um mês ele gasta 8 dias no mínimo…

Se ele trabalha 8 horas por dia, são 64 horas no mês.

Vamos supor que você aloque um assistente contábil exclusivamente para atender essa demanda, e pague a ele um salário de R$ 1500, sem falar as tributações.

Acaba sendo um custo para o seu negócio e não gera lucro nenhum, concorda?

Por isso, é mais do que importante ter um controle das atividades, dos prazos e, especialmente, de como entregar tudo sem ter que sobrecarregar sua equipe.

Ter o controle dos prazos é fundamental para:

  • evitar o estresse com seu cliente;
  • se precaver das multas da Receita;
  • garantir a organização das demandas;
  • ser produtivo

CND: Seus clientes precisam deles, mas…

Vamos falar sobre a CND…

Essa é uma demanda que, convenhamos, não é tão frequente, o que pode aparentar certa tranquilidade quando seu cliente faz solicitação.

O problema acontece quando você precisa emitir várias CNDs… O que você faz?

Pode ser que você precise parar tudo o que está fazendo para dar atenção somente a essa tarefa.

Quando o cliente pede, não dá para ficar prorrogando, não é verdade?

Mas e quando vários clientes precisam da CND ao mesmo tempo?

Isso certamente vira um transtorno em sua rotina.

Quem têm uma gestão contábil eficiente têm esse tipo de preocupação, sabe por que?

Porque os processos fluem de uma maneira que o contador e sua equipe não precisa ficar esquentando a cabeça quando precisa emitir uma CND, conferir uma mensagem no e-Cac, gerar uma DCTF, entre outros.

“Mas como eu faço isso, Gabriel?”

Só de um jeito você conseguirá garantir a qualidade dos seus processos e evitar os estresses.

Através da automação contábil.

Não falo isso só porque estou querendo “vender o meu peixe”.

Estou querendo te mostrar o tamanho do prejuízo que você têm quando precisa resolver tudo na última hora.

Uma gestão contábil eficiente não se faz desperdiçando tempo e dinheiro.

É necessário ser assertivo, dinâmico e produtivo.

Não é contratando mais gente para o seu time que o problema vai diminuir, pois do que adianta contratar novos colaboradores se os processos continuam como sempre foi?

A mão de obra que você têm em sua empresa contábil hoje precisa ser usada para conquistar os clientes através de um atendimento estratégico e preciso, e usar essa mesma mão de obra para trazer novos clientes para dentro de casa.

Enquanto eles tiverem que continuar “apagando incêndio”, isso não irá acontecer.

Percebe como o buraco é mais embaixo do que você imaginava?

Gestão eficiente se faz com processos eficientes

Todo empresário quer ver no contador um verdadeiro consultor, pois ele sabe que isso fará a diferença para a gestão estratégica de sua empresa e poderá tomar decisões mais assertivas em relação aos rumos financeiros do seu negócio.

Assim como o empresário, você também precisa gerir sua empresa contábil de forma estratégica, ou ela não sobreviverá as mudanças constantes do mercado.

Muitas contabilidades hoje crescem porque entenderam que não dá para confiar em processos que só geram retrabalho, estresse, dor de cabeça e perda de tempo, por isso automatizaram e hoje colhem os frutos no aumento da sua receita e na produtividade da sua equipe.

Você conhece a Tactus, do Anderson Hernandes… É uma empresa que cresce dia dia após dia, pois usa as ferramentas certas para gerar resultados concretos.

Sua empresa também pode chegar ao mesmo nível de performance que o Anderson Hernandes, a NTW, a InCompany e diversas outras empresas contábeis que sabem o que significa ter uma gestão contábil eficiente.

Quer saber como?

Clica nesse link aqui e fale com nossos especialistas.

Eles terão prazer em te mostrar todo o poder que o HubCount pode oferecer para sua empresa contábil a partir de hoje.

Gabriel Capano

Gabriel Capano

Já passou por mais de 100 escritórios contábeis nos últimos anos, atendendo clientes como BDO, Grant Thornton, RSM, NTW, JR Contabilidade dentre outros inúmeros, viu o que funciona e o que não funciona por todo Brasil.Vem ajudando empresários contábeis a não perderem tempo com tarefas manuais e repetitivas, para focar no que realmente gera valor para os seus clientes.

Fique a vontade para comentar nosso post!

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