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Ferramentas ESSENCIAIS para a alta performance de um escritório

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Você deve se perguntar diversas vezes o que é que você pode ou deve fazer para elevar o nível da sua empresa contábil.

O mercado hoje oferece soluções de todos os modelos para atender diversos formatos de negócios.

Ainda assim, a resposta não parece tão clara…

Não é para menos.

Com essa variedade tão grande de ferramentas, como saber quais são as que trarão o melhor resultado para a sua contabilidade?

Quais são os critérios que você deve analisar antes de apostar suas fichas em uma solução que atenderá justamente a necessidade do seu escritório?

Antes de mais nada, vejamos algumas opções que devem passar pela sua cabeça:

  • “Será que meu concorrente já utiliza a ferramenta X ou Y?”
  • “Será que as ferramentas com preços mais acessíveis entregam o mesmo que as ferramentas mais caras?”
  • “Quais são os resultados que essas ferramentas podem oferecer a curto, médio e longo prazo?”

Isso tudo passa na mente do empresário que quer crescer, e é normal!

Afinal, qual é a empresa que quer ficar para trás em um mercado tão competitivo?

Especialmente no mercado contábil, onde abrem-se novos escritórios todos os dias?

Mas a pergunta que eu quero te fazer é a seguinte: Você está pensando como contador, ou seja, que só pensa nas obrigações acessórias que precisa cumprir de seus clientes…

Ou nas guias que precisa emitir para ele pagar os impostos?

Ou você pensa como empresário, que quer ver sua empresa ir cada vez mais longe…

Atingindo resultados expressivos que chamem a atenção do mercado e, inclusive, de futuros clientes?

Se você faz parte do primeiro grupo, fica um conselho:

Mude agora mesmo!

A cada dia, o mercado ficará mais agressivo, e a cada dia, os empresários procurarão por contabilidades que entregam mais, com mais eficiência e agilidade.

É por isso que você não pode ignorar o fato de que sua empresa precisa de soluções que atendam esses clientes com a maior assertividade possível.

Já tem muita gente reclamando das mudanças do mercado contábil.

Será que você quer continuar entre eles?

Ou será que você quer passar na frente deles?

O que significa eficiência para você?

Quando eu falo sobre ferramentas eficientes, qual é a imagem que vem a sua cabeça?

“Ferramentas que acabem com meus problemas e que aumentem meu número de clientes.”

Essa é a resposta que todo empresário daria, e ele não está errado.

Mas a diferença não está na resposta que ele dá, e sim no que ele FAZ com ela.

Não é simplesmente engavetar e deixar para pensar depois…

Pois isso pode significar que outros concorrentes coloquem em prática aquilo que ele mesmo poderia fazer.

Ou seja: se ele demorar demais para tomar uma atitude, isso poderá significar o fim de sua empresa, de uma forma ou de outra.

Quantos escritórios contábeis fecham as portas todos os dias?

Tudo isso porque o gestor contábil fechou os olhos para a diferença que essas ferramentas poderia fazer pelo seu negócio?

Percebe como o “deixar para amanhã” pode significar um grande tiro no pé?

Por isso, quero te convidar para que tome uma atitude:

Não deixe sua empresa afundar ou perder competitividade por causa de negligência.

Arregace as mangas – e vamos em frente conhecer as ferramentas que farão a performance da sua contabilidade ir mais longe.

Ferramentas para uma gestão eficiente

Uma vez que você está disposto a implementar soluções que transformarão a performance da sua empresa contábil, é importante saber quais ferramentas são essas:

Falarei sobre 3 tipos:

  • ferramentas de Gestão de Tarefas;
  • ferramentas de marketing;
  • ferramentas de atendimento

Ferramentas de Gestão de Tarefas

Há muitas ferramentas no mercado que oferecem soluções de gestão de escritório, porém irei focar a seguir naquelas que de fato podem atender as necessidades do seu escritório:

G-Click: o G-Click é uma ferramenta pensada de contador para contador com a proposta de oferecer uma gestão de todas as atividades desempenhadas pelos seus colaboradores dentro da empresa. Além disso, com essa ferramenta você pode controlar e visualizar as tarefas que são mais urgentes, evitando atrasos e imprevistos.

Gestta: Esta ferramenta permite que você realize a baixa automática das tarefas e obrigações. Além disso, o Gestta possui a funcionalidade de cobrança automática de documentos aos seus clientes; basta você criar as regras dentro da ferramenta e ela fará o resto para você, otimizando seu tempo.

PAM: desenvolvido pela equipe da RC Tech, empresa que pertence ao Rui Cadete, esta é uma ferramenta que têm como principal foco o aumento de produtividade e o acompanhamento de metas, processos e banco de dados.

Ferramentas de Marketing (Inbound / Outbound)

Existem duas estratégias de marketing muito conhecidas e utilizadas no mercado para a captação de novos clientes:

INBOUND:

Essa é uma estratégia de marketing que você deve utilizar para produzir conteúdo aos seus clientes, entregando valor através de materiais que contribuirão para o dia-a-dia deles.

É uma estratégia fundamental para mostrar aos seus clientes que você têm autoridade sobre o assunto que interessa ao seu público, o que naturalmente atrairá novos clientes para a sua empresa.

Principais ferramentas de Inbound:

RD Station: automação de marketing e CRM que têm como proposta atrair mais clientes e gerar tráfego para a sua página, oferecendo recursos para marketing digital e produção de conteúdo.

Leadlovers: a Leadlovers é uma software que oferece ferramentas de estratégia online, EAD, automação de marketing, criação de páginas, dentre outros. É pensada para atender empreendedores que não dispõem de muito tempo para executar sua estratégia de marketing digital.

HubSpot: ferramenta norte-americana voltada a atender as demandas de marketing, vendas e atendimento ao cliente. Oferece CRM gratuito que conta com ferramentas específicas para cada tipo de situação. A plataforma também oferece planos pagos com outras funcionalidades.

OUTBOUND:

Este é o outro lado da moeda; enquanto no Inbound, o cliente vêm até você através dos conteúdos produzidos, no outbound você vai diretamente até o cliente, apresentando sua empresa bem como os serviços ou produtos que você oferece.

LinkedIn: Considerada a maior rede profissional do mundo, com cerca de 550 milhões de usuários, a empresa do grupo Microsoft possibilita a busca por empresas em todo o mundo e também é utilizada para o desenvolvimento de network e marketing pessoal digital. Conta com pacote BÁSICO (gratuito) e PREMIUM (pago).

ExactSales: A Exact Sales é um software que oferece soluções para a aceleração de vendas, qualificação de leads por pré-venda e compromete-se com o aumento de faturamento de seus clientes. Oferece em seu site atendimento com especialista e agendamento de diagnóstico.

Ferramentas de atendimento

Freshdesk: É um software intuitivo e que automatiza, organiza e agiliza todas as conversas com seus clientes em um só lugar, contando com grande gama de recursos para o dia-a-dia.

Zendesk: Um sistema simples para monitorar, priorizar e resolver tíquetes de seus clientes através de um atendimento inteligente e eficiente, oferecendo recursos poderosos para a sua empresa.

Octadesk: Um sistema de help desk intuitivo que centraliza as conversas com seu cliente, por meio de chat, telefone, e-mail e WhatsApp, e é ideal para vendas, relacionamento e suporte.

Outras ferramentas

Além das ferramentas acima, existem diversas outras que podem impactar diretamente a forma de gerenciar documentos, realizar conciliações, separar ou unir arquivos, etc.

Uma delas que eu deixo como recomendação é o iLovePDF:

Esta é uma ferramenta online e 100% gratuita, onde você pode, além de converter documentos para o formato de PDF…

Dividir o arquivo de acordo com a sua necessidade!

Já imaginou poder dividir e realizar a análise de um arquivo de conciliação de TODOS os seus clientes e poder analisá-los de forma mais prática?

Já imaginou ganhar produtividade no processo e garantir uma análise precisa de diversos outros documentos?

E quanto aos processos contábeis?

É claro que, embora estas ferramentas sejam de fato essenciais para que o seu escritório contábil ganhe um fôlego de produtividade e desempenho…

Existem processos e obrigações acessórias que seus clientes precisam cumprir todos os meses…

E eu sei que esta é uma demanda que toma muito do seu tempo.

A HubCount é a plataforma que mudará a forma como você lida com esses processos.

Todos os módulos são pensados de forma que você consiga fazer mais atividades no menor tempo possível.

Por exemplo:

Quanto tempo você perde, hoje, executando um comparativo entre DREs e contas contábeis de seus clientes?

Quanto tempo você precisa gastar para apresentar, pelo menos, 10 indicadores, com gráficos que seu cliente REALMENTE consegue entender?

No Report Contábil, basta subir o balancete e pronto!

Basta selecionar os indicadores e mostrar insights aos seus clientes através dos dashboards que a plataforma entrega.

Tudo isso de uma forma dinâmica, prática, intuitiva e que seu cliente entende!

E não são 10, 15 ou 20 indicadores…

No Report Contábil, você consegue analisar mais de 40 indicadores!

Isso significa que você consegue entregar muito mais do que um relatório ao seu cliente…

Você consegue mostrar para ele dados que ele mesmo sequer teria conhecimento a respeito da saúde financeira de sua empresa.

E é isso que seus clientes precisam…

Mais do que informações, eles precisam de entrega de valor.

Com essa ferramenta, você conseguirá fazer isso na prática.

Claro, há diversos outros módulos que desenvolvemos por aqui, como:

  • DCTF Automatizada, 
  • Mensagens da Receita,
  • Automação do Simples Nacional,
  • entre outros.

Una o poder da verdadeira automação contábil que a HubCount pode oferecer!

Junto às ferramentas de gestão, marketing e atendimento, veja como seu escritório pode dar um salto de qualidade, entrega e receita!

Não espere seus concorrentes tomarem essa atitude.

Seja você o primeiro a sair na frente e conquistar novos clientes a partir de agora.

Nossos especialistas estão a postos para te mostrar como a sua gestão contábil pode ir além.

Gabriel Capano

Gabriel Capano

Já passou por mais de 100 escritórios contábeis nos últimos anos, atendendo clientes como BDO, Grant Thornton, RSM, NTW, JR Contabilidade dentre outros inúmeros, viu o que funciona e o que não funciona por todo Brasil.Vem ajudando empresários contábeis a não perderem tempo com tarefas manuais e repetitivas, para focar no que realmente gera valor para os seus clientes.

Fique a vontade para comentar nosso post!

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