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Automação de Processos no Escritório Contábil: Como melhorar a produtividade e [ser mais efetivo no atendimento das demandas]?

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“Automatize processos repetitivos, de alto volume e propensos a erros”

Fala a verdade contador… Quando você ouve o termo “automação de processos no escritório contábil” tudo o que você — como empresário contábil — pensa na hora é:

“Isso seria um sonho! Preciso — de fato — melhorar o desempenho do meu negócio… [e automatizar seria solução!]

Estamos certos?

Então, se sua resposta a esta indagação foi positiva, este artigo foi escrito especialmente para em você. Não perca nenhum detalhe, pois são informações incríveis e que podem fazer uma baita diferença na gestão do seu escritório de contabilidade.

Mas… O que você precisa então para que este sonho se torne realidade?

Automação e maior agilidade nos processos

É incrível, mas apesar de vivermos em uma era digital, onde a tecnologia evolui de maneira célere, ainda existem muitos escritórios contábeis parados quase que no “tempo jurássico”!

Isso mesmo… Desculpem-nos pela narrativa talvez “exagerada”, mas infelizmente, e guardada as devidas proporções, o que estamos falando é real. E, se você — eventualmente — fizer parte deste enorme grupo de empresas e empresários contábeis que ainda não aderiram à era digital na contabilidade, não fique chateado com isso, pois, na verdade, nossa intenção é ajudar você a alcançar um novo patamar. Estamos aqui para te apoiar a alcançar seus objetivos!

Afinal, as novas demandas e o avanço dos recursos tecnológicos mostram como é importante que as empresas contábeis se adéquem à era digital. Afinal de contas, sabemos que o Governo e o Fisco — em todas as suas esferas — saíram à frente e se atualizaram. E mais, continuam a investir a cada dia em novos e tecnológicos métodos de fiscalização e controle tributário.

Isso, naturalmente, promove um Big Brother Fiscal no Brasil, onde todas as empresas são monitoradas em todas as suas operações, 24 horas, durante todos os dias do ano.

Curiosidade: Você ainda não conhecia o termo Big Brother Fiscal? Então, você precisa ler o livro do professor Roberto Dias Duarte — BIG BROTHER FISCAL — III O BRASIL NA ERA DO CONHECIMENTO. E uma leitura interessantíssima, você não pode perder!”

Sendo assim, temos uma pergunta a fazer para você, contador?

Sabendo disso, como você — ao gerir sua empresa de contabilidade — pode se dar ao luxo de não investir em tecnologia de automação de processos para acompanhar todas as demandas geradas por seus clientes em tempo real?

Você precisa investir urgentemente em novos sistemas de gestão de processos para escritórios contábeis, de modo a garantir a segurança de seus clientes e o aumento da lucratividade de sua empresa.

Você pode estar se perguntando: [Como assim, garantir o aumento da lucratividade do meu escritório]?

Você terá resposta para sua pergunta ao longo do artigo, acompanhe!

Porém, antes disso, vamos falar sobre a importância da automação dos processos no escritório contábil e a realidade da gestão dos escritórios contábeis — hoje no Brasil!

Então, vamos lá?

A realidade de mais de 90% das empresas contábeis atuantes no Brasil!

Vamos ver se você se identifica?

É final de mês, fechamento se aproximando e o barulho constante das teclas dos teclados sendo digitados avidamente flui por todo o escritório. Profissionais Contábeis cansados ​​em meio à tanta conferência e lançamentos (muitas vezes manuais), além de processos redundantes, perguntam:

Por que, minha empresa ainda não automatizou esses processos de conformidade?”

À luz das crescentes demandas para simplificar as práticas contábeis, nós do HUBCOUNT — em parceria com o Grupo DPG — realizamos uma pesquisa com mais de 150 empresários, sobre automação de processos no escritório contábil, para sabermos:

  • Até que ponto esses empresários já possuem algum processo automatizado em seus escritórios?
  • Quais os processos eles gostariam de automatizar?
  • Quais os maiores desafios que enfrentam hoje em relação à gestão de suas empresas?

Dentre os desafios de automação mais citados, destacamos:

  • Conciliações bancárias e operações com cartão de crédito;
  • Obrigações acessórias vigentes;
  • Apuração e cálculo de impostos retidos;
  • Falta de padronização das operações do Simples Nacional;
  • Controle, Autenticação e armazenamento de arquivos digitais, como NF-e, DANFE, Livros Diários, Balancetes e Balanços, dentre outros;
  • Acompanhamento e Controle de Certidões Negativas de Débito (CND)
  • Sistemas de Gestão (ERP)
  • Gestão de Contratos
  • Controle de Honorários
  • Padronização das rotinas de acordo com o regime tributário
  • Integração de sistemas.

Diante dessas respostas, chegamos a algumas conclusões referente a pesquisa:

  1. Muitas empresas poderiam se beneficiar de uma abordagem contábil mais linear e contínua: Processos tradicionalmente deixados para o final ou começo do mês poderiam ser distribuídos ao longo do período de maneira mais uniforme. Isso traria mais inteligência e eficiência à todo o processo.
  2. Três terços dos entrevistados disseram que ainda dependem muito de planilhas, aumentando tanto o tempo gasto nas demonstrações contábeis/financeiras quanto o risco de resultados imprecisos.
  3. Em média, leva-se cerca de sete dias para concluir o processo de fechamento. (Um absurdo atualmente.)
  4. Apenas 8% dos entrevistados estavam muito satisfeitos com o atual processo de fechamento, e apenas 6% confiam completamente na precisão dos dados apresentados em demonstrações contábeis/financeiras enviadas à seus clientes.
  5. Menos de 2% das empresas pesquisadas automatizaram parte de seus processos contábeis em 2018.
  6. Menos de 10% dos entrevistados utilizam um software de automação para controle da geração e envio das declarações acessórias de seus clientes.
  7. 88% dos entrevistados só fornecem serviços de conformidade fiscal aos seus clientes, pois esses processos demandam 100% do tempo de todos os colaboradores, incluindo membros da gestão.
  8. 94% dos gestores entrevistados atuam no operacional do negócio, não tendo tempo para pensar em estratégias de crescimento;
  9. 74% dos entrevistados não tem nenhum tipo de metodologia de gestão de contratos, por isso não conseguem aumentar o faturamento empresarial;
  10. 75% das empresas estão perdendo clientes para as  empresas de contabilidade online (que cobram bem mais barato pelo processo de conformidade), por não conseguirem mostrar o valor de seus serviços aos seus clientes.

Novas estratégias são essenciais para melhorar a eficiência da gestão!

Como já dissemos acima, diante do aumento das demandas do mercado e dos clientes, a crescente complexidade da legislação brasileira e o aumento das expectativas internas, gestores de empresas contábeis são continuamente pressionadas a explorar e implantar novas estratégias para reduzir os custos de BackOffice e melhorar a eficiência da gestão. Portanto, esta é uma questão inexorável e que não pode de forma alguma (desculpem a redundância) ser ignorada.

Contudo, com os volumes de transações aumentando exponencialmente, no entanto, lançar mais recursos no problema não é mais uma solução eficaz ou sustentável. E com a equipe extremamente ocupada com tarefas triviais e de baixo valor agregado, o alcance das metas está em declínio exatamente no momento em que concentrar-se em analisar e aumentar a produtividade é mais importante do que nunca.

A automação dos processos no escritório contábil é a solução!

Quais os benefícios da automação dos processos no escritório contábil?

  1. Erradicação de erros nos lançamentos devido ao fator humano.
  2. Transferência automática de dados de todos os arquivos primários para a efetivação dos lançamentos contábeis, o que acelera e simplifica esse processo.
  3. Apuração instantânea de dados para geração e envio de declarações acessórias e apuração dos impostos;
  4. Celeridade nos processos de análises de dados em diferentes dimensões para a tomada de decisões da gestão de seus clientes;
  5. Armazenamento adequado das informações;
  6. Melhoria da eficiência na execução dos processos, em geral e redução de custos operacionais;
  7. Maior flexibilidade na contabilização da adoção de decisões gerenciais não padronizadas.
  8. Ganho de tempo para se tornar um parceiro gerencial/estratégico de seus clientes;
  9. Aumento da percepção de valor dos serviços contábeis fornecidos;
  10. Gestão adequada de todos os contratos de serviços prestados;
  11. Atuar como contador gestor, trabalhando continuamente para o crescimento do seu negócio.

Conclusão

Sendo assim, a automação de processos no escritório contábil — economiza não só dinheiro, mas também tempo. Você será capaz de se concentrar em estratégias de negócios, trazendo lucro real ao mesmo, sem precisar se aprofundar em questões rotineiras de conformidade.

Entendeu agora, porque falamos acima que a automação dos processos contábeis poderia aumentar a lucratividade do seu escritório?

E então, o que você está esperando para investir na automação de processos para o seu escritório contábil?

Podemos ajudar você!

Afinal, somos apaixonados por nosso propósito corporativo, que é:

AJUDAR EMPRESAS CONTÁBEIS — COMO A SUA — A PROSPERAR, ECONOMIZANDO TEMPO, DINHEIRO E POUPANDO SEU ESFORÇO!

Quer Parar de fazer Tarefas Manuais e REPETITIVAS?

Então, descubra como a Automação Contábil pode Melhorar a Produtividade, eliminar erros e tornar seu Escritório Contábil mais Lucrativo!

Entre em contato conosco hoje mesmo. Estamos esperando sua ligação!

Até breve…

Gabriel Capano

Gabriel Capano

Já passou por mais de 100 escritórios contábeis nos últimos anos, atendendo clientes como BDO, Grant Thornton, RSM, NTW, JR Contabilidade dentre outros inúmeros, viu o que funciona e o que não funciona por todo Brasil.Vem ajudando empresários contábeis a não perderem tempo com tarefas manuais e repetitivas, para focar no que realmente gera valor para os seus clientes.

Fique a vontade para comentar nosso post!

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